한 해의 반환점을 돌았습니다.
한 해의 하반기에는 때로는 혼자, 때로는 같이 해당 연도의 사업을 돌아보고, 다음 해의 사업을 계획하는 시간을 갖곤 합니다. 늘 하는 일이지만 재미있고, 의미있게 하기 어려운 일이기도 합니다. 이전과는 다르게, 더 효과적으로 해보고 싶으시다면 이 글에 잘 찾아오셨습니다. 이 글에서는 어느 중간지원조직의 한 팀과 함께 진행한 사업 평가 및 계획 회의 리뷰와 함께 시도해보실 수 있는 하우투를 소개합니다. 게이미피케이션을 적용해 개발한 사업평가 포커 게임도 소개해 드릴 예정이니 끝까지 읽어주세요 ?
프로젝트 소개
| 사업평가 및 계획 회의, 정보와 경험이 편중되어 있다면?
오늘 리뷰해드릴 프로젝트 속 팀은 올해 꾸려진 신생 팀으로 좋은 팀원들을 모으기까지 몇 달의 시간을 팀장님이 사업의 상당 부분을 직접 진행해 왔습니다. 덕분에 다른 분야에서 값진 경험을 하신 분들을 모시게 되었지만, 사업의 초반부를 팀장님이 상당부분 직접 이끌었습니다. 팀장님은 관련 분야에서 워낙 활발하게 현장과 연구를 오가고 계신 분으로 팀장님과 구성원들의 경험과 전문성, 해당 분야의 경력 차이가 크게 나기도 했습니다. 팀장과 팀원이라는 직위와 위계 만으로도 팀장의 발언은 길어지고 무게가 실리기 마련이고, 딱 그만큼 팀원들은 의견을 꺼내는 것이 어려워집니다. 위의 팀과 같이 정보, 경험, 경력도 편중되어 있다면 더더욱 함께 토론을 하기 어렵습니다. 이번 프로젝트 속 팀은 팀원들이 해당 분야 경력은 짧지만 다른 분야의 경력이 탄탄한 만큼 유의미한 피드백을 해줄 수 있는 상황이었습니다. 그리고 동시에 의견을 내고 이가 받아들여지는 것은 업무 몰입에 중대한 영향을 주는 요소이기에, 사업을 계획할 때 구성원들의 목소리를 듣고 반영하는 것은 사업의 진행에 긍정적인 영향을 미칩니다. 팀장님과 구성원들이 함께 소통하는 시간을 만들기 위해 외부 전문가의 도움으로 사업평가 및 계획 회의를 진행하게 되었습니다.
회의 설계
| 사업평가와 계획 회의에서 다양한 관점 공유와 팀빌딩까지
팀장님과 인터뷰를 통해 팀의 상황을 확인하고, 회의를 설계했습니다. 모든 프로젝트가 그렇듯이 이번 프로젝트에도 여러 특징이 있었습니다. 일단 대부분의 사업이 COVID-19의 영향을 크게 받았습니다. 이를 최대한 완화하는 방향으로 진행된 사업도 있지만, 제 때 시작하지 못한 사업들도 있었습니다. 두 번째로 문의 전화를 받고 정확히 26시간 후에 회의가 시작되었습니다. 이에 사전에 준비되면 좋았을 부분이 회의 시간내 진행되어 시간이 추가적으로 소요된 부분이 있었습니다. 마지막으로 좋은 분들을 모시기 위해 팀 구성이 지연되어 팀이 현재 모습으로 완성된 지 2개월밖에 지나지 않았습니다. 그래서 서로의 사업평가를 공유하며 사업에 대한 관점을 확장하고 개선점을 탐색하는 과정을 통해 팀으로서 단단해지는 것에 초점을 맞췄습니다. 회의는 총 5시간 동안 진행되었으며, 오프닝과 클로징을 포함해 다음과 같은 6개의 세션으로 구성되었습니다.
워크숍 CHECK IN
| 워크숍에 온전히 존재하기 위한 사전 준비를 통해 회의가 잘 진행될 수 있는 분위기 만들기
내가 또는 동료가 진행한 사업을 평가하고, 피드백을 한다는 것은 어려운 일입니다. 대안 없는 비판은 지양하는 분위기가 있고, 대안이 있더라도 괜한 덤터기를 쓸 수 있습니다. 뭐니뭐니해도 우리는 다음의 진리를 잘 알고 있습니다. “가만히 있으면 반이라도 간다.” 우리는 몇 십년 동안이나 굳이 나서서 나쁜 사람이 될 위험을 감수할 필요가 없다는 것을 경험으로 충실히 학습해 왔습니다. 그렇게 우리는 침묵을 금과 같이 여겨 피드백을 고이 삼키고 적당히 좋은 평가를 주곤 합니다. 하지만 이는 누구에게도 좋은 상황이 아닙니다. 조직과 사업 측면에서는 개선될 기회를 놓치는 것이고, 개인의 측면에서는 의견을 내고 변화가 만들어지며 일에 몰입할 수 있는 기회가 사라지는 것이기 때문입니다. 그래서 다양한 의견이 살아있는, 참여적이고 건설적인 사업평가와 계획 회의를 진행하는 것이 중요합니다. 그렇다면 참여적이고도 건설적인 분위기를 어떻게 만들 수 있는지 사례와 함께 소개하겠습니다.
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| 리더의 의지
영미권에서는 리더의 의견을 ‘하마’라고 부릅니다. 가장 연봉이 높은 사람의 의견(Highest Paid Person’s Opinion)의 약자를 따서 ‘HiPPO’로 직역하면 ‘하마’가 됩니다. 실제로 회의에서 가장 연봉이 높은 사람은 대부분 리더이고, 그들의 의견은 그 양과 무게에서 덩치가 큰 ‘하마’와 같습니다. 이 때문에 모두가 참여하는 건설적인 분위기의 회의를 만들기 위해서는 리더가 이 사실을 인지하고 조심하며, 그러할 것임을 공식적으로 선언하는 것이 좋습니다. 리더가 조심해야 할 것은 다음과 같습니다. 먼저, 판단을 미뤄야 합니다. 이야기를 할 때마다 반론을 제시하거나 대안을 재촉하면 모두가 점점 입을 닫게 됩니다. 이해가 되지 않는다면 ‘그렇게 생각하시는 이유가 있나요?’라고 한 번 더 물어주세요. 두 번째로 인정의 말을 많이 해주세요. 말 하지 않으면 알 수 없습니다. 열심히 한 것과 성과에 대해 리더가 알고 있음을 전달하는 것은 구성원에게 큰 힘이 됩니다. 마지막으로는 발언 지분을 의식해 2/(n+1)을 넘어가지 않도록 주의해 주세요. 리더는 인정, 질문, 랩업 등의 역할이 있어 현실적으로 1/n은 어렵기 때문입니다. 이 사례에서는 조직을 이해하고 있는 전문가의 도움이 있었기에, 리더의 역할을 사전에 조율하고 이 부분에 대해 소개한 후 발언의 양과 판단의 보류 부분은 전문가가 도왔습니다.
| 맥락과 그라운드룰
이 회의를 왜 하는지, 개인에게 어떠한 도움이 될지에 대한 맥락을 참여자가 이해할 수 있도록 설명하는 것이 중요합니다. 회의를 준비하고 진행한 사람은, 자신이 많이 고민했기 때문에 이 부분을 뛰어넘게 되는 경우가 많습니다. 그런데 참여자 입장에서는 준비한 사람만큼 고민하지 않았기에 그 설명을 따라가기가 어렵습니다. 이 부분을 고려해 설명하는 것이 필요합니다. 이렇게 맥락만 설명하면 모두의 해석이 다르고, 이에 따라 행동이 모두 다릅니다. 그래서 구체적으로 어떻게 행동하면 좋을지 약속하는 것이 그라운드룰입니다. 위 사례에서는 먼저 참여자들이 갖고 있을 두 가지 의문들을 짚었습니다. ‘정보와 경험에서 격차가 나는데 내가 무슨 말을 해야 하지?’와 관련해서는 각 구성원의 과거 경력을 짚어주며 충분히 의미 있는 관점을 주실 수 있음을 강조했고, ‘이렇게 하면 뭐가 달라지지?’와 관련해서는 서로의 관점을 나눔으로써 사업의 개선점을 찾고, 이후 함께 사업을 해 나가는 데 있어 상호 이해의 바탕이 될 것이라고 설명을 했습니다. 그라운드룰 또한 두 가지를 제시했는데요. 먼저, ‘동료에게 설득 당해보기’입니다. 우리는 보통, 특히 일에 있어서는 나의 관점을 관철시키기 위한 대화를 많이 하게 됩니다. 이 시간만큼은 서로의 관점을 확인하고 이해를 넓혀 이후 협업을 위한 공동의 지대를 만들어 보자는 요청을 드렸습니다. 두 번째는 ‘주어는 나 혹은 업무로 하기’ 였는데요. 사업을 열심히 할수록 사업과 나를 동일시하게 되고, 사업에 대한 피드백에 상처를 받곤 합니다. 이에 오늘 이 시간동안 더 좋은 사업이 되기 위해 잠시 애착을 떼어보자는 제안과 함께 이를 돕기 위한 구체적인 실천 방법으로 주어를 바꾸도록 제안드렸습니다.
| 아이스브레이커
마지막으로는 많은 분들이 아시는 아이스브레이커 입니다. 많이 아시는데 굳이 넣은 이유는 친한 경우 생략하는 경우가 많기 때문입니다. “저희는 이미 서로 친해서 아이스브레이크 안 해도 괜찮아요~”라고 말씀주시는 경우가 많은데요. 서로 친하더라도 아이스브레이커는 필요하다고 생각합니다. 분위기 전환을 하기 위함인데요. 친할수록 그 집단의 문화가 형성되어 있습니다. 이 문화가 워크숍과 굉장히 잘 맞는 경우라면 큰 문제가 없지만, 이런 경우는 드뭅니다. 이에 아이스브레이커와 위의 두 가지 방법을 통해 ‘오늘 이 시간은 조금 다르게 진행해보자, 이렇게 해보자’라는 분위기를 만드는 것이 조금 더 안전합니다. 이 때는 평소 하지 않던 대화를 하도록 돕는 질문, 서로에 대해 잘 모르던 사실을 알 수 있도록 돕는 아이스브레이커 혹은 서로의 장점을 발견하도록 돕는 활동이 적합합니다. 프로젝트에서는 ‘팀에서 업무 n개월차, 가장 기억나는 순간’을 주제로 그림을 그려 소개했습니다. 이를 통해 기억을 꺼내고, 서로의 수고를 인정해줄 수 있었습니다.
현재상황 돌아보기
사업을 둘러싼 배경과 이후 내년도 방향성에 대해 팀장님이 소개해주시는 자리였습니다. 평소 업무에 바빠 미처 설명해 주지 못한 정보를 공유하고, 의미 있는 사업 평가와 계획을 할 수 있도록 충분한 정보를 사전에 공유하기 위해 진행되었는데요. 현장에서 화면 연결이 원활하지 않아 쭉 설명해주시는 형태로 진행되었습니다. 미처 공유하지 못했던 각 사업의 배경, 나아갈 방향, 정책 흐름 등의 정보를 이야기하듯이 공유해 주셨습니다. 또 본래 Q&A를 예정했으나 너무 많은 정보가 담겨있어 짝꿍과 대화하며 새로운 정보를 소화할 수 있도록 바꿔 진행했습니다. 기억에 남는 점, 기대되는 점, 걱정되는 점 위주로 대화를 나눠 보시도록 안내하면 의미있는 대화로 다다를 수 있습니다.
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2020 사업평가 포커
앞서 이야기했듯이 사업을 ‘평가’한다는 언어 자체부터 모두를 움츠러트리는 무언가가 있습니다. 평가가 비판으로 흘러가는 일도 종종 생기곤 하고요. 이에 포커의 요소를 추가해 분위기를 환기하는 재미 요소를 추가하고, 사업의 긍정적인 측면과 부정적인 측면을 균형있게 바라볼 수 있도록 했습니다. 게임의 요소는 또한 다양한 구성원들에게 발언의 기회를 제공하기도 합니다. 사례 속에서는 다음과 같은 순서로 포커를 진행했습니다. 이는 위에서도 이야기 했듯 사전 준비시간이 충분치 못했던 특수성을 고려해 진행된 방식입니다. 워크숍을 토대로 보완된 방법은 아래에 다시 소개해 보겠습니다.
- 사업평가 포커 진행 방법을 소개합니다.
- 사업 관련 객관적 정보들을 수집합니다. 이번 프로젝트에선 지역, 참여자 수, 진행 내용(행사), 만족도 조사 결과 등이 포함되었습니다.
- 객관적 정보를 바탕으로 각자 사업의 점수를 매깁니다. 이 때 모두가 점수를 쓸 때까지는 서로의 점수를 알 수 없도록 보안을 지킵니다.
- 모두가 점수주기를 완료하면 동시에 뒤집어 서로의 점수를 확인합니다.
- 각자의 점수와 그 이유를 짤막하게 소개합니다.
- 다른 사람의 관점을 받아들여 점수가 바뀌었는지 확인합니다.
- 서로의 이해가 비슷해졌다면, 개선 아이디어가 있는지 확인합니다.
- 개선안에 대해 대화를 나눕니다.
- 사업별로 2~8번을 반복합니다.
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이 사례에서는 준비시간이 부족했기에 현장에서 정보를 확인하고 진행했습니다. 이 부분은 사전에 준비해 진행하는 것이 정보의 정확성과 시간의 효율성 측면에서 더 좋습니다. 인원이 적었고, 팀 구성 초기인 특성이 있어 모두가 점수와 그 이유를 시간제한 없이 소개했습니다. 프로젝트의 규모, 참여자 수, 중요도 등에 따라 시간을 조정하거나, 가장 높은 점수와 가장 낮은 점수 등 2명과 그 외 관점을 공유하고 싶은 사람 1명 정도만 공유해도 좋습니다. 이러한 부분들을 고려해 아래와 같이 사업평가 포커를 정리해 보았습니다.
| 사업평가 포커 진행방법 및 포커카드
사전준비: 사업 별 객관적 자료(개요, 데이터 등) 1페이지 요약, 포커카드, 작은 선물(사업 개수*2개, 특별 간식 등)
진행방법:
- 사전에 준비된 1페이지 프레젠테이션을 공유합니다. 긴 설명보다 질문에 대한 대답 위주로 공유하는 것이 좋습니다.
- 프레젠테이션을 바탕으로 사업평가 포커 카드를 고르도록 합니다. 고른 카드는 보이지 않게 뒤집어 둡니다.
- 모두가 준비되면 동시에 카드를 뒤집어서 점수를 확인합니다.
- 가장 높은 점수부터 참여자 모두가 자신의 점수와 그 이유를 소개합니다. (1인당 2분 내외)
- 추가 정보를 바탕으로 언제든 카드를 변경할 수 있습니다.
- 서로의 관점에 공감할수록 점수차가 줄어들 것입니다. 점수차가 충분히 줄어들었다면(±1점 내외) 해당 사업에 대한 공유를 마무리합니다.
- 개선 방안에 대한 아이디어를 꺼냅니다.
- 사업의 개수, 규모, 중요도 등에 따라 의견을 공유하는 사람의 수, 시간 등을 조정할 수 있습니다. 사업별로 30분~60분 정도 사용하면 적절합니다.
- 평가 키워드는 노란색 포스팃, 개선방안은 분홍색 포스팃 처럼 포스팃 색을 구분해서 사용하면 보다 명확합니다.
- 게임을 할 때 서로의 눈치를 보며 평균에 가까운 점수를 내는 경향이 생길 수 있습니다. 이를 방지하고, 솔직한 의견이 나올 수 있도록 돕기 위해 최고점수와 최저점수에 작은 선물을 줄 수도 있습니다.
**사업평가포커는 일본 게이미피케이션 ‘crossroad’(2018 IAF Asia Conference in Osaka)와 Management 3.0의 ‘delegation poker’(클릭)를 참조하여 개발하였습니다.
PDF 다운로드 200810_사업평가포커_WIVID_ver 1.0
이 세션의 목적은 다양한 정보와 관점을 확인해 이해의 폭을 넓히고, 그 과정에서 자연스럽게 사업의 최선의 방향성과 개선점을 찾는 것인데요. 이에 100% 동의하지 않더라도 납득이 된다면 넘어가도 괜찮습니다. 다만, 일부 추가적인 대화가 필요한 주제들이 존재합니다. 이 프로젝트에서는 ‘네트워킹을 통한 커뮤니티 활성화’ 사업에 대해 네트워킹을 해도 서로 정보를 얻어갈 뿐 커뮤니티가 생기지는 않는 것 같다는 우려가 있었습니다. 이 때는 함께 더 대화를 나누는 것이 필요합니다. 이 회의에서는 시간상 이슈도 있었고 아직 시작 전인 사업이어서 사업 시작 전, ‘커뮤니티 활성화’의 모습이 무엇일지 구체적으로 대화를 나눠보시길 권해 드렸습니다.
2021 사업계획 아이디어
현재상황 돌아보기에서 공유된 정보들과 2020 사업평가 포커에서 나눈 다양한 대화를 토대로 2021년 시작해보면 좋을 사업 아이디어를 도출했습니다. 이미 앞 단계에서 충분한 대화를 나눴기에 별도의 프레임을 활용하지 않고 생각을 정리해 포스팃에 적으실 수 있도록 했습니다. 다만, 고민이 되지만 해결방안을 모르겠다면 노란색 포스팃에, 개선안이 떠오른다면 분홍색 포스팃에 기재하도록만 구분했습니다. 이렇게 여러 아이디어를 수집한 후, 서로의 아이디어를 살펴보고, 궁금한 점을 물어보며 시도해볼 법한 아이디어인지 탐색했습니다. 사업계획을 어디까지 구체화할 것인지는 그 회의의 목표에 따라 정하면 됩니다. 이 회의에서는 아이디어를 찾는 정도를 기대하셔서 아이디어 수준에서 끝냈습니다. 일반적으로는 1페이지 제안서(사업명, 배경, 기대효과, 주요내용, 예산) 정도로 정리하면, 서로의 생각을 이해하고 의사결정 하는 데 도움이 됩니다.
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우리팀 사용설명서
신생팀인 만큼 서로의 업무스타일을 정리할 수 있도록 각자의 ‘나 사용설명서’를 작성하고 이에 댓글을 달아주도록 했습니다. 나 사용설명서는약 10분의 시간을 주고 각자 이젤패드 1장에 자신에 대한 소개, 업무와 소통 스타일 등을 자유롭게 담아 꾸미도록 안내해주시면 됩니다. 첨부해드리는 사진에서 보실 수 있듯이 자신의 스타일대로 다양한 형태의 사용설명서가 나옵니다. 이렇게 완성된 사용설명서를 바탕으로 서로에게 ‘이렇게 함께 일해요’라는 소개를 하고, 이에 호응하는 댓글을 달아주면 됩니다. 댓글을 응원의 말, 부탁의 말 등을 할 수 있으나 ‘악플’은 달지 않도록 합니다.
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체크아웃
이렇게 모든 과정을 마치고, 디브리핑을 하며 회의에서 체크아웃 했습니다. 다양한 의견들을 남겨 주었는데요. ‘사업추진 성과에 대한 다양한 관점’, ‘사업에 대한 정보를 설명 받아 좋았다’, ‘2개월동안, 짧지만 한눈에 사업을 정리해 보고 나눌 수 있어 좋았어요’, ‘우리팀, 뭔가.. 디게 잘 될 것 같으다!!’와 같이 과정에서 느낀 점과 함께 ‘팀의 비전 구체화 할 필요가 있다’, ‘2021년 사업계획에 대해 좀 더 시간안배가 되었으면’과 같이 앞으로 나아갈 부분에 대한 공유를 나누며 워크숍을 마무리 했습니다.
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프로젝트 리뷰
조직의 일은 사람이 합니다. 그리고 같은 사람이 어떤 조직에 있는지, 그 조직과 업무에 얼마나 몰입되어 있는지에 따라 다른 결과물을 만들어 냅니다. 우리는 ‘조직개발’하면 모호하고, 막연하고, 거창하게 느끼곤 합니다. 하지만 사실 조직개발은 ‘사람들이 조직에서 몰입되어 좋은 산출물을 만들도록 돕는 일’입니다. 조직개발에는 정말 다양한 접근 방법이 있지만 정답은 존재하지 않습니다. 이에 전사 비전을 수립하기도 하고, 캠페인을 진행하기도 하고, 제도를 정비하기도 합니다. 이러한 다양한 변화들은 정말 필요하지만 동시에 개개인이 느끼기까지 상당한 시간을 필요로 합니다. 그래서 팀, 사업부와 같이 보다 작은 단위에서부터 변화를 만들어가는 것이 병행되는 것도 꼭 필요합니다. 사업평가와 계획 회의는 본래, 담당자들이 현장에서 경험한 가장 따끈따끈한 경험과 정보들을 활용할 수 있는 장입니다. 이를 통해 팀 혹은 사업부 단위에서 사각지대에 있었을 새로운 관점을 확인하고, 정보 공유의 과정을 통해 서로의 영역에 대한 이해도를 높여 이후 소통과 협업의 기틀을 닦으며, 이러한 과정을 통해 업무에 애정을 갖고 몰입할 수 있는 계기가 될 수도 있습니다. 어떤 흐름으로, 어떤 질문으로, 어떤 활동으로 이 과정을 진행했는지 최대한 자세하게 소개해 보았습니다. 이를 바탕으로 우리 팀에서부터, 나로부터 변화를 시작해 보시면 어떨까요?
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