COVID-19로 앞당겨진 리모트 워크
2020년 갑작스럽게 찾아온 COVID-19 바이러스는 우리가 일하는 방식을 크게 바꾸었습니다. Twilio가 전 세계 2,500개 기업 대상으로 진행한 조사에서는 COVID-19로 인해 97%의 조직에서 디지털 트랜스포메이션이 평균 6년 앞당겨졌다고 합니다. 디지털 트랜스포메이션의 여러 분야 중에서도 리모트 워크가 가장 많이 당겨진 것 같은데요. 그리고 그 중에서 가장 많은 변화가 빠르게 일어난 부분은 리모트 워크와 관련된 부분이었을 것 같습니다. 여러 해에 걸쳐 일어났을 리모트 워크로의 변화 시도를 몇 주 혹은 몇 일만에 해내고 보니, 다른 조직은 어떻게 하고 있는지 코로나 이전부터 해온 모습은 어떨지 궁금하기도 하실 텐데요. 이번 글에서는 코로나 이전부터 6대륙 12개국에서 원격으로 협력해온 국제퍼실리테이터협회 이사진의 리모트 협업 노하우 5가지를 공유하려 합니다.
*국제퍼실리테이터협회는 국제적으로 통용되는 산업의 기준을 만들고, 자격증을 인증하며, 더 많은 사람들이 퍼실리테이션을 배우고 활용할 수 있도록 다양한 학습 기회를 제공하기 위해 전문 퍼실리테이터들이 모인 비영리단체입니다. 전 세계 약 65개국 2,000여 회원이 활동하고 있으며, 이사회는 총 15명으로 구성되어 있습니다. 사무실은 캐나다에 있으나, 업무에 따라 영국, 네덜란드 등 다양한 곳에 있는 실무진과 계약해 협업하고 있습니다. 홈페이지 링크 (클릭)
리모트 워크, 포스트코로나로 이어지다.
리모트 워크의 미래가 장밋빛인 것만은 아닙니다. 실리콘밸리에서 구글의 구글플렉스, 애플의 스페이스십 등을 천문학적인 돈을 들여 짓고 운영한 이유는 단순한 직원복지만은 아니었기 때문입니다. 서로 만나고 소통하며 새로운 아이디어가 나타나도록 하기 위한 투자였고, 이는 리모트 워크에서 재현하기 어렵습니다. 마이크로소프트의 사티아 나델라CEO는 ‘생산성에 관한 로우데이터만으로 판단할 수 없다. 구성원들의 정신건강, 번아웃, 커뮤니티가 어떻게 될지 아직 아무도 알 수 없으며, 지금까지 쌓아 온 사회적 자본을 소모하고 있는 것뿐일 수 있다’고 조심스러운 입장을 비치기도 했습니다. 하지만 대세가 쉽게 바뀌지는 않을 것 같습니다. 기업 입장에서 사무실과 비슷한 생산성이 가능하다는 데이터가 속속 나오고 있고(미국 Gallup 조사, 마이크로소프트 내부 조사, SAP 코리아 내부 조사 등), 큰 고정비용인 업무 공간을 절약할 수 있으며, 더 다양한 지역의 인력풀에 접근할 수 있고, 이직률이 저하되며, 심지어 지역의 물가 수준에 따라 급여의 조정(미국의 경우)도 열려 있기 때문입니다. 구성원에게도 출퇴근길 지옥철을 피할 수 있고, 자신에게 적절한 환경에서 몰입할 수 있는 등 장점이 많습니다.
실제, 페이스북은 5~10년 이내 전체 직원의 50%가 원격 근무를 할 것이라고 전망했고, 트위터는 원격 근무가 가능한 직원들이 원할 경우 무기한 재택근무가 가능하도록 변화해 나갈 방침이라는 사실을 밝혔습니다. 이는 바다건너 먼 나라 이야기만은 아닙니다. 국내에서도 NHN, 넥슨 등 IT기업들이 재택근무 체제를 유지하고 있고, LG, 삼성, SK 등의 대기업들은 코로나 이전부터 준비해온 원격근무를 실험하고 있습니다.
첫 번째 노하우. 협업도구 4종 세트
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두 번째 노하우. 실시간 협업과 비-실시간 협업의 균형
어느 조직이나 그렇겠지만 저희도 해야하는 일 대비 만나는 시간은 늘 부족하기만 합니다. 그러다 보니 회의가 길어지거나, 현안에 집중하느라 미래지향적인 전략에 대해 이야기할 시간은 터무니 없이 부족해집니다. 저희는 이를 비-실시간 협업과 밸런스를 잡으며 극복해 나가고 있습니다. 저희는 월례 회의 2~3주 전 안건을 미리 베이스캠프에 올려 정보를 공유하고, 서로의 의견을 수렴합니다. 월례 회의 3~7일 전에는 베이스캠프에서의 토론을 바탕으로 최종 안을 만들고, 이를 구글 드라이브에 업로드 해 회의 전 살펴볼 수 있도록 합니다. 이러한 과정을 거쳐 모두가 만나는 실시간 화상 회의에서 당장 현안 처리와 함께 전략적이고, 미래지향적인 소통을 할 여유를 만들어 냅니다. 리모트 환경과 디지털 트랜스포메이션을 통해 비-실시간 협업이 그 어느때보다 자유롭습니다.. 실시간과 비-실시간을 균형 있게 운영한다면 훨씬 효과적인 리모트 협업을 하실 수 있습니다.
어느 조직이나 그렇겠지만 저희도 해야하는 일 대비 만나는 시간은 늘 부족하기만 합니다. 그러다 보니 회의가 길어지거나, 현안에 집중하느라 미래지향적인 전략에 대해 이야기할 시간은 터무니 없이 부족해집니다. 저희는 이를 비-실시간 협업과 밸런스를 잡으며 극복해 나가고 있습니다. 저희는 월례 회의 2~3주 전 안건을 미리 베이스캠프에 올려 정보를 공유하고, 서로의 의견을 수렴합니다. 월례 회의 3~7일 전에는 베이스캠프에서의 토론을 바탕으로 최종 안을 만들고, 이를 구글 드라이브에 업로드 해 회의 전 살펴볼 수 있도록 합니다. 이러한 과정을 거쳐 모두가 만나는 실시간 화상 회의에서 당장 현안 처리와 함께 전략적이고, 미래지향적인 소통을 할 여유를 만들어 냅니다. 리모트 환경과 디지털 트랜스포메이션을 통해 비-실시간 협업이 그 어느때보다 자유롭습니다.. 실시간과 비-실시간을 균형 있게 운영한다면 훨씬 효과적인 리모트 협업을 하실 수 있습니다.
세 번째 노하우. 그래도 필요한 F2F
사실, 비대면으로 이사회 업무를 하며 불편한 것은 딱 두 가지입니다. 일부 지역의 불안정한 인터넷 연결과 시차인데요. 사실 둘 모두 한국에서는 크게 해당사항이 없는 이슈들입니다. 그렇게 생각한다면 비대면 만으로 일해도 되지 않을까? 싶기도 할텐데요.
협회의 규약(bylaw)은 이사회 멤버가 최소 연 1회 F2F 워크숍을 진행하도록 하고 있습니다. 돈이 많지 않은 비영리기관에서 6대륙의 이사들을 불러모으는 일은 만만한 일은 아닌데요. 그럼에도 해당 연도 이사들의 위치를 고려해 적절한 도시를 선정하고, 지역 퍼실리테이터의 도움을 받아 2박3일간 워크숍을 진행합니다. 이렇게 만나 치열하게 회의하고, 수다도 떨고, 식사하고 하다 보니 덜 어색한 것은 물론이거니와 서로의 가치관과 업무 스타일도 확인할 수 있었습니다. 관계 뿐만은 아닙니다. 함께 협회 방향성에 대해 여러 시간 고민하는 워크숍에 참여하는 과정을 통해 공감대를 형성하고, 이사회의 가치와 역할에 몰입할 수 있는 계기가 되기도 했습니다. 비영리 협회 뿐만이 아닙니다. 원격으로 협업하는 다국적 기업들도 팀들의 F2F워크숍을 퍼실리테이터의 도움을 받아 진행하곤 합니다.
네 번째 노하우. 업무가 아닌 이야기
위에 소개한 협업툴 외 저희가 활용하고 있는 툴이 하나 더 있습니다. 왓츠앱(Whatsapp) 단톡방이 그것인데요. 처음 왓츠앱 단톡방에 초대받으며 들었던 소개이자 안내는 ‘업무 대화 금지’ 였습니다. 그럼 어떤 대화가 오가는가 했더니 갑자기 문득 생각이 났을 때 근황 혹은 좋은 장소/음식 정보를 공유하는 대화가 이어지기도 하고, 때로는 공식적인 회의에서 미처 하지 못했던 이야기를 공유하기도 합니다. 예를 들면 회의 중 반려견이 짖어 방해가 되었다면 회의 후 강아지의 재미있는 사진을 보내며 양해를 구하기도 하고, 집에 업무 공간을 마련했다고 하면서 서로의 업무 공간을 공유하기도 합니다. 가장 편하고 빠른 커뮤니케이션 도구이기에 아주 가끔 정말 급하면 업무 이야기를 하는 경우도 있지만 이 경우 반드시 양해를 구합니다.
이외에도 무언가 일이 없지만 잘 있는지, 어려움은 없는지 물어보며 연락하는 체크인 이메일도 도움이 되었습니다. 베이스캠프에 있는 매주 팀원들에게 질문을 보내 정보를 공유하도록 돕는 ‘정기 질문’ 기능도 잘 활용하고 있습니다. 한국에서도 ‘업무 대화 금지’ 팀 카카오톡 단톡방을 운영하는 경우들이 있습니다. 한국에서는 주로 부동산을 비롯한 투자정보 공유와 회식 관련해서 핫하다는 특징이 있었습니다.
다섯 번째 노하우. 멘토와 버디
이사회에는 임기가 정해져 있기에 주기적으로 멤버가 바뀝니다. 새로운 멤버가 오면 이전 담당자는 ‘멘토’가 되어 업무를 인수인계 해주며, 남아있는 이사회 구성원 중 ‘버디’를 짝 지어줍니다. ‘버디’는 새로 온 구성원과 정기적으로 연락하며 적응을 잘 하는지 도와주기도 하고, 과거 히스토리를 설명해 주기도 합니다. 특히 초반에 어색하고 어리버리할 때 말을 걸어주고 챙겨주는데요. 같은 공간에서 업무하며 챙겨주는 것이 아니다 보니 이렇게 챙겨줄 수 있는 동료를 배정해주는 것이 도움이 됩니다. 해외에서는 굉장히 잘 활용하고 있는 제도인데요. 학교에 전학 온 친구가 있을 때에도 ‘버디’를 배정해 주고, 회사에서도 ‘버디’를 배정해주기도 합니다(리미니스트리트 기사 참조). 우리나라의 사수와 비슷하기도 하지만 사수처럼 상하관계가 없다는 점에서 차이가 있습니다.
마무리하며,
최근 기업들이 사무실 근무로 복귀하며 리모트 워크 관련된 기사들이 쏟아지고 있습니다. 이에, 코로나 이전부터 오랜 시간동안 리모트 워크를 고민하고 실행해온 글로벌 비영리협회 이사진의 협업툴과 노하우를 소개해 보았습니다. 국내 조직의 상황과는 다른 점들이 있지만, 참고해볼 수 있는 부분 위주로 소개해 보았습니다.
사실, 이런 노하우들에 앞서 리모트 워크로 전환하는데 있어 가장 중요한 점은 ‘우리 조직이 리모트 워크를 통해 얻고자 하는 것이 무엇인가’를 명확히 하는 것이 아닐까 합니다. 높은 생산성, 업무 공간의 절약, 출장 비용의 절약, 주거비가 저렴한 지역에 맞게 조정되는 급여, 구성원의 사기, 이직률 저하 등 여러 가지 리모트 워크의 장점 중에서 우리가 달성하고자 하는 것이 무엇인지를 확인하고, 이를 돕는 제도들을 잘 설계해 나가는 것이 필요할 것입니다.
더 알아보기
-> [칼럼] 퍼실리테이션이란? (클릭)
-> [칼럼] 승리를 이끄는 리더의 기술 (클릭)
-> [세미나] 위비드의 조직개발 세미나 (클릭)
Reference
- 메인 이미지 출처 Photo by Ekaterina Bolovtsova from Pexels
- Twilio, 디지털 트랜스포메이션 가속화 보고서 https://www.twilio.com/covid-19-digital-engagement-report
- 4+1, 3+2… 출근 형태 바꾼 BBIG 기업, 일하는 방식도 다르다, 동아, 곽도영 기자 https://www.donga.com/news/Opinion/article/all/20200715/101970997/1
- 출근+재택 하이브리드 근무… 수다의 중요성을 깨닫다, 매일경제, 임형준 기자 https://www.mk.co.kr/news/business/view/2020/07/727163/
- What Satya Nadella Thinks, The New York Times, Dealbook https://www.nytimes.com/2020/05/14/business/dealbook/satya-nadella-microsoft.html
- 리미니스트리트, ‘원격 근무자의 소속감 강화 위한 기업 문화 운영 방안’ 소개, acrofan, 권용만 기자 https://kr.acrofan.com/detail.php?number=198132
- Does Your Company Have a Long-Term Plan for Remote Work?, Harvard Business Review, Mark W. Johnson and Josh Suskewicz https://hbr.org/2020/07/does-your-company-have-a-long-term-plan-for-remote-work
