한 주의 계획을 공유하는 방법, 위비드 위클리

Effective teamwork begins and ends with communication.

주간 업무 공유 회의
라는 단어를 들으면, 머릿속에 어떤 그림이 그려지시나요?

테이블에 둥그렇게 둘러 앉아 각자 이번 주 할 일을 돌아가면서 발표하고, 내 순서가 끝나면 다른 사람이 발표하는 동안 ‘아, 빨리 좀 끝났으면 좋겠다’ 생각하며 회의 시간을 보내는 모습이 그려지진 않으세요? 물론 모두가 이러하지는 않겠지만, 많은 사람들이 ‘월요일 주간 업무 회의’라는 말에 “어우~~~ 지겨워!”하는 반응을 보이는 것을 보면 아마 대부분의 팀에서 겪는 현상이 아닐까 생각됩니다.

매주 월요일 아침, 위비드 멤버들도 회의실에 모여 앉습니다. 이번 주 각자의 할 일을 공유하는 ‘주간 업무 회의’를 하기 위해서죠.
다만, 조금 다른 방법으로 한 주를 시작하는 회의를 진행하고 있는데요. 아주 효과적이고도 흥미롭게 월요일을 시작하는 우리만의 주간 업무 회의, 위클리를 소개합니다!

위클리 준비물

  • 큰 보드 – 회의에서 사용해요
  • 포스트잇 – 컬러가 다양할수록 좋아요
  • 마카펜 – 모두가 함께 보기 위함이므로 두꺼운 펜이어야 효과적이에요
  • 보드의 내용을 그대로 옮겨 일주일 동안 확인이 가능한 디지털 협업툴(예: Notion, Trello 등) 혹은 사무실 내의 칸반 보드
    (디지털 협업 툴이 없다면 처음에 회의에서 사용한 보드를 일주일 내내 사무실에서 확인해도 좋아요)
  • 최대 7명 / 1시간 소요

위클리 프레임 잡기

위클리 진행을 위해 보드 위에 큰 틀 구성하기

1일 최대 5장 정도의 포스트잇이 붙을 것을 감안하여, 일자를 조금 띄워서 붙여주세요.

위 사진의 빨간 박스를 구성하는 것이 위클리의 첫번째 단계입니다.

  1. 가장 먼저 보드의 가로축에는 월요일~금요일(혹은 다른 어떤 워킹데이)을 표시합니다.
  2. 보드의 세로축에는 멤버 이름을 표시합니다.
  3. 그리고, 날짜 바로 아래에는 모두가 참여하는 일정을 붙일 수 있도록 모두를 위한 공간을 마련합니다. (아래 그림과 같이)
전체 미팅, 다수가 참여하는 TFT 미팅, 외부 미팅 등 팀이 공식적으로 알아야 하는 일정을 적도록 공간을 비워둬요.

위클리 개별 작업

  1. 포스트잇에 나의 이번주 To do list를 적습니다.
  2. 1장의 포스트잇에는 1개의 업무 단위만, 구체적으로 적습니다.
    (예: 조직문화 개선 프로젝트(X), 조직문화 개선 프로젝트 기획안 작성(O))
  3. task의 규모가 크면 기획, 개발, 디자인 등과 같이 task를 분할하여 작성합니다.
    (예: 회사소개서(X), 회사소개서 초안 잡기(O), 회사소개서 작성 중(O) 혹은 화살표로 기간을 표시, 회사소개서 완료(O))
  4. 작성한 포스트잇을 업무의 소요시간을 고려하여 일정 아래에 붙여 나갑니다.
  5. 지난 주에 완료하지 못한 것이 있다면 이번주 일정으로 가져와 완료 일자를 조정하여 붙입니다.

우리의 한 주 업무 계획이 붙여진 보드
포스트잇을 붙이다보면, 혼자 계획할 때는 발견하지 못했던 것들이 생겨요. 그 자리에서 다양한 조정을 하게 되어 좋습니다.

중요도가 낮고(↓) 지금 당장 마무리해야 하는 시급성이 높은(↑) 일로 인해,
중요도가 높지만(↑) 당장 마무리하지 않아도 되는 시급성이 낮은(↓) 일이 미루어지지 않도록 신경써야 하는 것이 중요합니다.

  1. 중요도가 낮지만 시급한 일은 ‘시작일자‘를
  2. 중요하지만 시급하지 않은 일은 ‘마감일자‘를 확실히 적는 것으로 보완이 가능해요.
일의 우선순위를 정하는 방법
다음주에 있을 위비드 스터디 모임을 위해 각자 준비해야 할 부분을 한 편에 적어두어, 다시 한 번 상기하도록 했어요.

위클리 함께 진행

  1. 간단하게 지난 주의 일을 공유합니다. 이 때에는 성취한 것이나 축하할 일을 위주로 공유하고 함께 축하해요! 그리고 성취할 수 있도록 함께 협업하거나 도움을 준 다른 멤버에 대한 감사 표시를 합니다. 또한 아직 마치지 못한 일에 대해서도 간단히 공유합니다.
  2. 보드에 붙은 나의 이번주 계획을 공유합니다.
  3. 다른 사람의 계획을 듣다 보면, ‘아 맞다, 그거!’ 내가 놓친 것이 떠오르기도 합니다. 순간순간 떠오르는 내용이나 잊은 내용이 있다면 추가로 작성하여 붙입니다.
  4. 업무 계획을 공유하다가 이번주 나의 업무 중에 누군가의 도움이 필요하거나 협업이 필요한 지점이 있다면, 바로 논의하여 보드를 수정해나갑니다. 그리고 업무 진행에 있어 고민이 되는 점도 함께 나누어 짧은 대화를 통해 지혜를 얻기도 합니다.
  5. 내용을 모두 공유하면 작성한 보드를 디저털 협업툴이나 To do / Doing / Done 으로 구성된 칸반 보드에 그대로 옮깁니다.

위비드에서는 Notion(노션)이라는 툴을 사용하고 있어요. 오프라인 보드보다 디지털 툴을 활용할 때 더 좋은 점은 리모트 환경에서도 수시로 완료된 일정을 옮길 수 있고, 그래서 팀의 업무 진행 상황을 실시간으로 바로바로 확인할 수 있다는 점이에요. 디지털 툴에 모든 멤버들의 이번주 계획이 공유되어 있기 때문에, 멤버들이 일하는 장소나 시간은 크게 중요하지 않게 됩니다. 중요한 것은 업무를 완수하는 것이지, 시간표가 아니니까요! 물론 우리는 늘 협업하는 사람들이기 때문에, 리모트 환경에서도 시간과 장소의 공유는 매우 중요한 약속으로 여기고 있습니다.

노션을 통해 팀원들의 To do / Doing / Done을 실시간으로 확인할 수 있어요.

이제 일을 해나가면서 완료된 업무를 Done 테이블로 옮기기만 하면 됩니다.

요일이 지남에 따라 점차 To do 테이블의 블럭 수가 줄어들고, 월요일에는 모두의 깨끗한 To do list를 가지고 만나는거에요.
우리는 이렇게 작은 성취의 기쁨을 매일 매일 맛보고 있습니다.

위클리, 어떤 점이 좋은건데요?

위비드에서는 직접 개발하여 진행하는 이 위클리 회의가 무척 잘 자리잡혀 있어서, 실로 그 효과를 톡톡히 보고 있습니다.
아주 간단하고 별거 없어 보이지만, 매우 다양한 이점을 갖고 있습니다.

  1. 머릿속에 떠다니는 나의 업무들을 구조화하여 한눈에 볼 수 있습니다.
  2. 동료들의 업무와 나의 업무를 함께 봄으로써 나의 업무가 위, 아래, 옆으로 어떻게 연결되는지 알 수 있습니다.
  3. 협업이 필요한 지점을 함께 바로 확인할 수 있습니다.
  4. 지난 주, 이번 주, 다음 주 업무의 연속성을 파악하여 업무를 효과적으로 계획할 수 있습니다.
  5. 포스트잇에 적기 때문에 회의 중 처음과 달라지는 점이 생기면 내용을 수정하거나 일자를 옮길 수 있습니다.
  6. 오랜 기간 완료되지 않는 업무의 계획을 다시 설정할 수 있습니다. 
  7. 모두가 함께 내용을 보기 때문에 업무 완료에 대한 책임감이 더욱 강해집니다.

위비드 멤버들은 위클리에 대하여 이렇게 말합니다.

보아/ 서로 떨어져 있어도 누가 어떤 업무를 하고 있는지, 그 업무는 언제쯤 완료될지 쉽게 파악할 수 있어서 좋아요.
조이/ 항상 실현가능한 양보다 많은 양의 업무를 계획해서 완수하지 못하는 경우가 많았는데, 위클리를 통해서 업무량을 정확하게 예측할 수 있게 되어 좋아요.
레이첼/ 일이 쌓여 있는 주를 앞둔 주말에 불안함이 덜해졌어요. ‘이 정도 일은 내가 할 수 있구나’를 경험하는 것 같아요.
레나/ 내 업무에 대한 time management가 수월해졌고, 상대가 무엇을 하는지 ,함께 할 일은 무엇인지, 그리고 우리가 함께 의사결정 할 것을 주별로 고민할 수 있다는 점이 가장 좋아요.

위클리에서 먼슬리까지

매 주마다 위클리를 진행하다보면, 지난번에 계획했던 일인데 완수하지 못해서 Done 테이블로 옮겨지지 못하고 To do 테이블에 오래 머물러 있는 것들을 발견하게 됩니다.

그래서 2-3주차 즈음에는 먼슬리(monthly) 중간 점검을 진행합니다. 그 업무가 오랫동안 To do 테이블을 떠나지 못하는 이유(업무를 진행함에 어떤 어려움이 있는지)와 현황(어느 정도 진행이 되었는지)을 나누고, 이제 그만 그 업무를 To do 테이블에서 Done 테이블로 옮겨 주기 위하여 완료 일자를 조정하는 과정을 갖습니다. 완료 일자를 조정할 때에는 기존에 적혀 있던 목표일자를 지우고 다시 쓰는 것이 아닌, 미뤄진 날짜를 확인할 수 있도록 화살표로 더해갑니다. 만약 본래 목표일인 7/9에서 7/28로 옮긴다면, 7/9를 지운 자리에 7/28을 쓰는 것이 아닌, ‘7/9→7/28’ 라고 작성하는 것입니다. 그래야 그 업무가 미뤄졌었다는 점을 다음에도 기억하고, 비슷한 성격의 업무를 계획할 때에는 소요 시간을 고려할 수 있습니다.

월말에는 먼슬리 리뷰의 시간을 갖습니다. 이번 달에는 어떤 업무들을 해왔는지, 협업을 통해 어떤 일을 완수했고, 이후에는 또 어떤 협업이 필요할지에 대해 이야기를 나누다보면 자연스럽게 우리의 한달을 정리해볼 수 있습니다.

업무 몰입을 이끄는 위클리의 힘

위비드에서 위클리가 자리잡은지도 어느덧 4개월이 되어 갑니다.
이제는 위클리에서 공유되는 이야기들이 ‘남의 일’이 아닌 ‘우리 팀의 일’이 되어 서로에게 관심을 갖게 되었고, 나와 한 팀에서 일하는 나의 동료가 이번주에는 어떤 일에 골몰히 집중하는가에 대해서 묻지 않아도 알 수 있습니다. 또, 협업을 요청하는 일이 이전보다 훨씬 수월해졌죠. 위비드는 이제 위클리를 통하여 개인의 달성 수준을 높이는 것을 목표로 하고 있습니다. 양적/질적으로 매일, 그리고 매주 몰입의 결과물이 나오고 그 결과 개개인이 업무를 통해 매일 학습하고 성장하는 것, 그것이 위비드가 위클리를 통하여 가고자 하는 방향입니다.

위클리를 팀에서 시도해보세요!

위클리를 쉽게 따라하기 위한 간단 매뉴얼을 첨부해드립니다.
위비드가 경험하고 있는 위클리를 통한 업무 몰입과 협업하는 팀, 직접 경험해보시길 바랍니다.
만약, 포스트잇이나 마카펜과 친하지 않거나 전문가의 도움이 필요하다면 위비드 <워크숍해드림>을 통하여 위클리 진행의 도움을 요청하세요!
루시가 출동하여 무료로, 위클리를 진행해드릴게요. (신청자에 한하여 선정을 통해 진행합니다.)

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LUCY
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