리모트 워크 협업툴과 활용 원칙 4가지

리모트 워크 협업툴과 활용 원칙 4가지

리모트 워크란 무엇일까요? 리모트 워크는 재택근무 뿐만 아니라 지역별로 있는 거점오피스에서의 근무 등 시공간이 자유로운 근무 방식입니다. 이렇게 물리적으로 다른 공간에서, 각자가 가장 생산성이 높은 시간에 업무를 하기 위해서는 시공간의 제약을 넘어 소통하고, 협업할 수 있도록 돕는 기술, 즉 협업툴들이 필요합니다. 오늘 날 시장에는 수천 개의 협업툴이 존재합니다. 그리고 지금 이 시간에도 새로운 협업툴들이 출시되고 있고, 기존의 협업툴들도 업데이트 되고 있습니다. 이렇게 많고 다양한 협업툴들을 카테고리로 분류해 보고, 각 카테고리의 대표적인 도구를 소개해보려 합니다. 또, 협업툴의 도입과 활용에 앞서 꼭 확인해야 할 4 가지 원칙을 제안합니다.

 

리모트 워크 협업툴 분류

1. 커뮤니케이션

업무 커뮤니케이션을 돕는 협업툴로, 대표적으로 SLACK, 잔디, 최근에 카카오워크가 출시되었습니다. 카카오톡 등의 메신저와 유사하지만 필요한 프로젝트에 스스로 참여할 수 있고, 투두리스트를 활용할 수 있으며, 자료를 보관할 수 있는 클라우드 서비스가 제공됩니다. 보다 세부적인 검색도 가능해서 멤버, 기간, 파일 타입 등을 지정한 검색도 가능합니다. 다양한 협업툴들과 연동을 지원하기도 합니다. (잔디 바로가기 – 링크)

잔디 활용화면 예시	세부검색 예시	파일검색 예시

 

2. 비디오 컨퍼런스

여러 사람이 서로의 얼굴을 보며 화상으로 통화를 하도록 돕는 화상회의를 위한 협업툴입니다. 대표적으로 ZOOM, WEBEX 그리고 마이크로소프트Teams, 구글 Meet가 있습니다. 협업툴 별로 다르지만 기본적인 영상과 음성 통화뿐만 아니라 화면공유, 채팅, 반응, 설문조사 등의 기능도 제공합니다. 기본 기능을 잘 활용해 참여자가 많아 모두가 마이크를 켜기 어려울 경우 채팅으로 대답하거나 반응하도록 요청하고, 익명으로 의견을 확인할 때는 설문조사를 확인하면 정보공유와 논의의 깊이를 더할 수 있습니다. (줌 바로가기 – 링크)

줌 화면 예시 (참여자 시점)	웹엑스 화면 예시 (호스트 시점)

 

3. 프로젝트 관리

프로젝트 진행 정보를 한 눈에 빠르고 간편하게 확인하도록 돕는 협업툴들은 그 종류가 매우 다양합니다. 그 중 유용하게 활용할 수 있는 두 종류를 소개하겠습니다. 먼저, 업무 진행상황 공유에유용하게 활용할 수 있는 ‘칸반’형 협업툴입니다. ‘칸반’은 애자일 개발에서 시작된 프로젝트 관리 방법으로, 해야 할 업무, 하고있는 업무, 완성된 업무 칼럼을 만들고, 세부 업무를 진행상황에 맞는 칼럼에 배치하여 시각화하는 방법론입니다. 칸반을 활용할 때는 업무를 세분화해 배치하고, 동시에 진행하는 업무의 개수를 제한해 급하고 중요한 업무부터 처리하도록 하면 훨씬 효과적으로 활용할 수 있습니다. 대표적인 협업툴로는 트렐로(Trello)가 있으며, 아사나, 비캔버스, 노션 등의 협업툴에서도 활용 가능합니다. 다른 종류의 프로젝트 관리 협업툴로는 프로젝트 관련 다양한 정보와 소통을 모아두는 형태의 협업툴로 대표적으로는 베이스캠프가 있습니다. 베이스캠프에서는 프로젝트 별 채팅, 스케쥴 관리, 문서 저장, 게시판, 투두리스트 등 프로젝트와 관련된 모든 정보를 모아볼 수 있습니다. (트렐로 바로가기 – 링크, 베이스캠프 바로가기 – 링크)

트렐로 화면 예시	베이스캠프 화면 예시

 

4. 협업(아이디에이션, 논의, 의사결정)

온라인 협업툴을 활용하면 리모트 환경에서도 여러 사람이 여러 사람이 함께 아이디어를 꺼내고, 발전시키고, 의사결정을 할 수도 있습니다. 이에는 발표자와 참여자가 양방향으로 상호작용을 하도록 돕는 Interactive Presentation 협업툴인 멘티미터, 슬라이도와 참여자 간 다방향으로 상호작용을 하도록 돕는 Collaborative Workshop 협업툴인 구글 드라이브, 패들릿, 뮤랄 등이 있습니다. 멘티미터와 슬라이도를 활용하면 발표자는 워드클라우드, 의견내기, 설문조사, 우선순위 선정 등을 참여자에게 요청하고, 참여자의 의견과 질문을 받아 발표를 진행해 나갈 수 있습니다. 실시간으로 다수의 의견이 익명으로 취합되며, 활용하기가 쉽기 때문에 정보를 효과적으로 전달하는 과정과 아이디어를 도출할 때 유용하게 활용할 수 있습니다. 참여자 간 다방향 상호작용을 돕는 협업툴은 다양한데, 일반적으로 리서치 자료와 링크, 멀티미디어를 즉각적으로 공유하고, 서로의 의견을 더해가며 논의와 의사결정의 깊이를 더해나갈 수 있습니다. 참여자가 기술에 익숙하지 않다면 익숙한 UI를 가진 구글드라이브 공동작업을, 조금 더 다양한 작업을 한다면 패들렛을, 더 나아간다면 뮤랄과 같이 보다 다양하고 복잡한 기능이 있는 화이트보드 협업툴을 활용할 수 있습니다. (멘티미터 바로가기 – 링크, 패들렛 바로가기 – 링크)

Interactive Presentation 협업툴 – 멘티미터

멘티미터 참여자 화면(입장 시)	멘티미터 결과 프레젠테이션 화면

Collaborative Workshop 협업 – 구글 프레젠테이션, 패들렛

구글 프레젠테이션 화면 예시	패들렛 화면 예시

 

5. 기타

수천 개의 협업툴이 있는 만큼 위의 분류에 포함되지는 않지만 유용한 협업툴들도 있습니다. 데이터를 한 협업툴에서 다른 협업툴로 옮기거나 이메일을 발송하는 등 업무 자동화를 돕는 Zapier, 회의를 잡는 과정에서 수많은 이메일이 오가는 것을 효율화 시켜주는 스케쥴링 도구 Doodle 그리고 버츄얼 오피스에 있는 아바타로 실시간으로 각각의 팀원이 회의 중인지, 개인업무 중인지 등을 볼 수 있는 소코코와 같은 협업툴들도 있습니다. 보다 많고 다양한 협업툴을 찾고자 하신다면 다음 링크에서 협업도구 330개 큐레이션을 확인하실 수 있습니다. (링크)

 

협업툴 활용을 위한 4가지 원칙

협업툴을 효과적으로 활용하기 위해 중요한 것은 어떤 협업툴을 활용하는지가 아니라 어떻게 활용하는지, 그 방법입니다. 효과적인 협업툴 활용을 위한 네 가지 원칙을 소개해 드리겠습니다.

먼저, 우리에게 꼭 필요한 협업툴을 최소한으로 활용해야 합니다. 복잡할수록 협업툴에 정보를 공유하는 것이 일이 되어, 일이 많고 복잡해지는 결과가 생겨날 수 있습니다. 또, 조직 안에는 새로운 기술을 빠르게 배워 활용하는 이들도 있지만, 새로운 기술을 습득하는 것이 어려운 구성원들도 있습니다. 협업툴을 모두가 활용할 때 그 의미가 있으므로 꼭 필요한 협업툴 중 가장 쉬운 것을 최소한으로 활용하는 것이 좋습니다. ‘

두 번째로는 협업툴을 활용하는 규칙을 정해야 합니다. 협업툴은 여러 사람이 소통하고 협업하기 위해 사용합니다. 누구는 하루 한 번 정보를 업데이트하고, 누구는 일주일에 한 번 한다면 혹은 같은 내용을 누구는 A협업툴에 누구는 B협업툴에 공유한다면 협업툴의 효과성을 충분히 활용할 수 없습니다. 특히 최근의 협업툴들은 다양한 기능을 갖고 있기에 기능이 겹치기도 합니다. 정보가 분산되지 않도록 각각의 협업툴을 어떻게 활용할지 ‘출근할 때와 퇴근할 때 업데이트’, ‘A게시판 공유내용’ 등과 같이 구체적인 활용방법에 대한 규칙을 정하고, 충분히 숙달하도록 도와야 합니다.

세 번째로는 협업툴을 도입하는 과정에서 변화관리가 필요합니다. 아무리 좋은 협업툴이라도 사람들이 받아들이고 활용하지 않으면 소용이 없습니다. 아무리 좋은 방향의 변화라도 구성원들은 익숙한 것을 두고 새로운 것을 배우는 노력을 해야 하기 때문에 모든 변화에는 일정부분 불편함과 저항이 필연적입니다. 협업툴 도입에 앞서 도입을 하는 이유와 기대하는 가치를 충분히 설명하고 공유해야 합니다. 도입을 한 후에도 활용 방법이 숙달될 수 있도록 가르쳐 주고, 잘 활용된 사례를 발굴해 축하하고 공유하는 지속적인 노력이 필요합니다.

네 번째로는 정렬이 잘 되어야 합니다. 협업툴은 말 그대로 여러 사람이 소통하고, 협업하기 위해 활용하는 기술입니다. 만약 우리 팀과 협력하는 다른 팀의 협업툴이 다르거나, 활용 방법이 다르다면 업무 흐름이 원활하지 않게 됩니다. 여러 사람 간 동일한 협업툴을 동일한 방법으로 활용해야 그 효과를 충분히 누릴 수 있습니다.

리모트 워크에서 협업툴이 효과적으로 활용된다면 실시간과 비실시간, 대면과 비대면 협업이 효율적으로 조화를 이루고, 한 눈에 업무 현황과 흐름을 파악할 수 있을 것입니다.